Overload digital no trabalho? Saiba como evitar

A Adecco Portugal deixa algumas sugestões de boas práticas para evitar esta sobrecarga digital.

A sobrecarga digital, o cansaço técnico ou informático, e mesmo o burnout são sinais frequentes de danos relacionados com o trabalho, com sintomas como a exaustão e o cansaço anormal (mesmo no início do dia) e a falta de energia para responder a todas as exigências do trabalho.

Os problemas psicossociais e físicos gerados pela utilização excessiva de:

• computadores,
• correio eletrónico,
• WhatsApp,
• Redes sociais

é uma realidade que deve ser evitada. Para que empresas e trabalhadores evitem a sobrecarga digital no local de trabalho, aqui ficam algumas sugestões:

 

SOLUÇÕES INFORMÁTICAS SIMPLES E INOVADORAS

São altamente recomendadas soluções informáticas inovadoras que respondam à melhoria das condições de trabalho. Deve-se organizar o trabalho de forma a que a tecnologia não invada a esfera pessoal e/ou familiar e para que o cansaço do trabalhador seja reduzido ao máximo.

As soluções abaixo apresentadas são ferramentas simples de aplicar que podem ajudar a melhorar a produtividade do trabalho e evitar a sobrecarga digital ou fadiga informática.

 

1.    Expetativas de chamadas e mensagens

Antes de mais, as empresas têm de especificar claramente, num compromisso escrito, o que esperam das suas equipas e as correspondentes obrigações em termos da sua capacidade de responder e de desligar os dispositivos digitais.

O que servirá para estabelecer critérios em relação de trabalho e limites de ligação e desconexão. O estabelecimento destes limites é essencial.

Muitos problemas podem ser evitados se não houver expetativa de resposta imediata. Pode começar por colocar, por exemplo, no fundo de qualquer comunicação empresarial (e-mail ou mensagem instantânea, por exemplo, através da aplicação WhatsApp) qualquer uma das seguintes mensagens:

·  "Escrevi esta mensagem de acordo com a minha agenda e os meus critérios de gestão de tempo. Se o receber durante o seu período de descanso, confirmo que não espero que me responda agora, mas sim quando puder, dentro do seu horário de trabalho".

· “O meu horário de trabalho pode não ser o vosso. Por favor, não se sinta obrigado a responder a este e-mail fora do seu horário normal de trabalho".

·      "Lembre-se de que qualquer e-mail que possa receber fora do seu horário de trabalho não requer uma resposta imediata".

·  "O remetente enviou este e-mail com base na política de trabalho flexível da empresa que permite o trabalho assíncrono entre os diferentes membros da empresa, com cada membro da organização a escolher o seu próprio horário de trabalho".

· “O meu horário de trabalho termina as X hs. Após esse tempo, beneficio da política de desconexão digital aplicável na minha empresa. No entanto, no caso de um assunto urgente e/ou inadiável, é favor contactar XXX".

 

2.    Intervalos virtuais

Desde o final de 2021, que a empresa japonesa Japan Inc. Grapples está a introduzir regras junto dos seus colaboradores, instando-os a comunicar com os seus colegas apenas durante o horário de trabalho.

Estas regras, que aparecem nos computadores, tomam a forma de mensagens como esta:

"Encontra-se atualmente fora do seu horário normal de trabalho. Trabalhe horas extraordinárias apenas depois de obter o consentimento do seu supervisor".

Esta é uma medida relacionada com o repouso virtual e está programada para evitar a sobrecarga digital. Estas mensagens de aviso, por sua vez, não são tão invasivas como se tivessem sido enviadas através do WhatsApp, por exemplo.

O objetivo desta medida é que os profissionais reduzam a sua carga de trabalho e se abstenham de contactar os colegas quando estes estão fora de serviço.

Reduz-se assim a fadiga tecnológica e aumenta-se a produtividade. Trabalha-se também na educação entre empregador-colaborador e entre pares relativamente ao horário de trabalho e às pausas necessárias para reduzir possíveis níveis de fadiga informática.

A exibição automática de uma mensagem pop-up no ecrã do computador quando avisa que o tempo ou dia de trabalho está prestes a terminar, recorda ao profissional o seu direito de se desligar e convida-o a aproveitar o seu tempo de descanso e a respeitar o dos outros.

 

3.    Mensagens instantâneas

De acordo com a possibilidade oferecida pelos servidores de correio eletrónico, a aplicação de mensagens instantâneas, por exemplo no WhatsApp, também lhe permite incorporar o texto que deseja em qualquer momento.

Assim, muitas empresas podem, por exemplo, promover esta utilização e detalhá-la em cursos de formação ou de sensibilização sobre a utilização das TIC para evitar o aparecimento dos fatores de risco associados à fadiga informática.

Em particular, a aplicação de mensagens permite a publicação de mensagens de ausência (com o texto da sua escolha, tais como: "Estou de férias, volto no dia X", "Estou de baixa por doença, devo voltar no dia X", etc.).

Cuide de si e dos seus colaboradores. Pelo seu bem, e pela sua longevidade!

Fonte: Adecco